Průvodce
7. 10. 2021
Zpracování faktur klasickou cestou stojí moc času a úsilí. Přitom zbavit sebe i svůj tým rutinní práce je jednoduché s digitalizací dokumentů a jejich oběhu ve firmě.
Došlé, či chcete-li přijaté faktury od dodavatelů jsou významnou součástí účetní agendy snad v každé organizaci a představují pro ni značnou časovou náročnost. Průměrná doba potřebná na zadání jedné faktury do účetního programu se obvykle udává v délce tří minut. Vynásobte tento čas v závislosti na velikosti organizace stovkami nebo tisíci došlých faktur měsíčně a zjistíte, že tato činnost představuje opravdu významnou časovou dotaci vaší celkové účetní kapacity. Manuální zápis faktur je přitom nejen časově náročný, ale navíc s sebou nese riziko chyb z manuálního přepisu.
Další a často ještě mnohem větší časovou dotaci vyžaduje proces schválení faktury. Probíhá-li předáváním dokladu, ať již v papírové podobě nebo v elektronické podobě e-mailem, zahrnuje častá zdržení, zaseknutí nebo dokonce ztrátu dokladů. Čím formálnější a větší organizace je, tím komplexnější proces věcného schvalování je.
Faktury mohou být přijímány zcela automaticky a řadit se do zásobníku dokumentů k více či méně automatizovanému zpracování – vytěžení dat, archivaci a zápisu do účetního systému. Stačí pro ten účel zřídit dedikovanou e-mailovou adresu a požádat dodavatele, aby vám faktury posílali na ní. Příjem dokladů může ale probíhat i řadou jiných cest – přeposláním e-mailu, importem faktur, skenem z multifunkční tiskárny nebo třeba vyfocením dokladu mobilním telefonem.
Konec „datlování faktur“ v praxi znamená zavedení automatizovaného vytěžování dat z faktur. Tedy v podstatě zajistit, aby robot za vás přečetl fakturu a „nadatloval“ data do příslušných polí formuláře. Jak se to stane? V zásadě existují dvě možnosti. Ta starší využívá tzv. zónové OCR, nebo-li práci s šablonami faktur. Nevýhodou tohoto přístupu je rigidnost šablon, které je nutné vytvořit pro každého dodavatele, a poměrně nízká úspěšnost vytěžování. Pokročilejší metodika inteligentního vytěžování pracuje s postupným učením umělé inteligence, která potřebná data rozpoznává dle slov, struktury dat a úspěšnost vytěžení se zvyšuje s opakujícími se cykly vytěžování. Nepracuje s žádnými šablonami a pevným umístěním vytěžovaných dat. DMS se naučí vytěžovat data v závislosti na komplexnosti dokumentu za 3 až 5 cyklů. Učení DMS systému provádíte sami tím, že data vytěžujete ručně. To znamená, že kliknutím ukazujete systému, kde je splatnost, základ DPH, celková částka k úhradě, atd. Činíte tak kliknutím, nikoliv přepisem. To znamená, že čas šetříte od prvního dne používání systému. S každým dalším cyklem zpracování faktury od stejného dodavatele ubývá klikání – systém se učí:
1. účetní nejprve bude klikat a učit tak systém,
2. pak bude okem kontrolovat co systém vytěžil, případně to korigovat,
3. než bude systému věřit natolik, že jej nechá data vytěžit automaticky a zpracuje je hromadně „jedním kliknutím“
Ať už jste malá nebo rozvětvená organizace, schválení faktur obvykle vyžaduje několik typů, případně úrovní schválení. Na dokladu se kontroluje věcná správnost, účetní klasifikace a kontace dokladu. Proces věcného schválení může vyžadovat párování s objednávkou nebo se skladovou příjemkou, případně obojím. V závislosti na velikosti organizace je obvyklé ještě určité finální schválení někým, kdo nese odpovědnost za finance organizace. Pokud takový schvalovací proces probíhá na papíře a nebo e-mailem, je to příležitost pro:
• zaseknutí dokladů
• ztrátu dokladů
• promeškání splatností
Jednoduše je to proces náchylný na záseky vlivem ručního „řízení“, mobility pracovní síly a minimální kontroly nad stavem schvalování.
Document management systém vhodný pro zpracování faktur umožňuje nastavit automatizovaný proces schvalování. Ten se aktivuje, jakmile je faktura přijata a vytěžena. Každý dokončený krok iniciuje následující. Pokud dojde ke zdržení, systém automaticky připomíná nebo případně eskaluje nesplněné úkoly ke kolegům nebo nadřízeným daného pracovníka. Workflow se tvoří zcela na míru dané organizaci a v podstatě nemá omezení co do počtu úrovní a komplexity schvalování. Tedy nemá, pokud si vyberete vhodný DMS systém.
DMS pro zpracování faktur nabízí oprávněným osobám jednoduchý náhled na všechny doklady ve schvalovacím workflow. Účetní tak jednoduše zjistí, kde „to vázne“. U jednotlivých dokladů je pak možné velmi jednoduše kontrolovat historii zpracování dokladů, vytvořit doplňkové ad hoc úkoly, nebo případně doklady zamítnout a vrátit je dodavateli (a mít o tom odpovídající dokumentaci).
Chodí vám za internet každý měsíc stejná faktura, od stejného dodavatele, na stejnou částku, ale podle pravidel firmy musí být stejně věcně schválena? Pak se nabízí schvalovací šablona, která porovná údaje na faktuře proti schvalovací šabloně vytvořené a autorizované oprávněnou osobou a ke schválení dojde automaticky.
Jiným příkladem automatizace schvalování může být párování s již dříve schválenou objednávkou nebo s příjemkou zboží na sklad. Tzv. třícestné párování dokladů. Pokud systém má objednávku, zaznamená příjemku, která sedí na objednávku (číslo objednávky, dodavatel, částka,…) a k tomu navíc detekuje související fakturu, může provést schválení faktury automaticky, aniž by tím zaměstnával věcného schvalovatele.
Samozřejmostí je pak přenos vytěžených dat do systémů, ve kterých se zpracovává účetnictví. Dnešní systémy prakticky univerzálně disponují integračními možnostmi, které zajistí, že data nebudete přepisovat ať máte Money, Navision nebo SAP. Prostě pokud je jednou vytěžíme v DMS, dokážeme s nimi pracovat prakticky kdekoliv jinde.
Document management systém nabízí celou řadu dalších možností, nejen ve zpracování faktur. Hodí se pro automatizaci procesů v obchodě, logistice, lidských zdrojích a dalších funkčních jednotkách firem a ve spoustě odvětví. A nabízí mnohem více možností než se vejde do tohoto článku. Důležité ale není, co všechno „to“ umí, ale hlavně jestli to umí to, co potřebujete vy. A to nezjistíte jinak, než, že se na to podíváte, případně že si o tom popovídáme.
Jak a kde? Zde je několik možností:
1. Živé webináře, jejich přehled najdete ZDE.
2. On demand webinář: je nahraný, neumožňuje diskuzi, ale pustíte si ho kdykoliv. Řekněte si o něj ZDE.
3. Bezplatná 30-minutová konzultace: zavolejte prosím na bezplatnou linku 800 131 484 a požádejte o bezplatnou konzultaci k DMS a nebo se obraťte rovnou na autora článku:
Tibor Brunclík
certifikovaným DocuWare Application Consultant
e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Ušetřete čas vašim lidem a zbavte jej složitých firemních procesů. Dejte lidem šanci soustředit se na podstatu vašeho podnikání. Digitalizujte, zabezpečte a pracujte s firemními dokumenty a následně optimalizujte procesy s document management softwarem DocuWare.
Digitalizace dokumentových procesů
60 minut o digitalizaci a automatizaci procesů